כוחו של התת מודע/ ד"ר ג'וזף מרפי - סיכום ספר

ניהול זמן אפקטיבי

זמן הוא המשאב היחיד שיש לנו בחיים שאין סיכוי שיחזור לעולם.

דקה שעברה היא דקה אבודה ולכן, כדאי לנו בחיים בכלל ובעסק בפרט, לנסות ולוודא כי כל דקת עבודה תהיה אפקטיבית עד כמה שניתן.

כדי להקל עלינו לנהל את הזמן בצורה איכותית, נהוג לחלק את העשייה שלנו לארבעה רבעונים:

רבעון 1 - דחוף וחשוב	רבעון 2 - לא דחוף וחשוב
רבעון 3 - דחוף ולא חשוב	רבעון 4 - לא דחוף ולא חשוב

רבעון 1 - דחוף וחשוב אלו הדברים שאם לא נעשה אותם עכשיו, נאחר את המועד. כל מני משימות עם תאריכי יעד לסיום (דד ליין). הם הופכים להיות ברבעון 1 כאשר אנחנו מגיעים לישורת האחרונה וחייבים כבר לסיים. ברבעון הזה נכנסים כל מני פעולות שלא התכוננו להם מכל סיבה שיהא והטיפול בהם הפך לבהול כמעין "כיבוי שריפות".

רבעון 2 - ברבעון הזה נכנסת האסטרטגיה. כל הדברים שחשובים לנו בעסק לטווח ארוך אבל לא דחוף לטפל בהם עכשיו. ברבעון הזה אני כולל את השיווק, ההתפתחות העסקית, הלמידה, יצירת שיתופי פעולה, פיתוח מוצרים ועוד כלים שעשוים לתרום ולפתח לנו את העסק לטווח ארוך.

רבעון 3 - ברבעון הזה נכנסים דברים עם דד ליין קרוב ויחד עם זאת אין להם חשיבות רבה להתנהלות העסק. נושאים כמו תשלומים (ספקים, מיסים, רו"ח וכו…), עניינים פרטיים ומשפחתיים, טלפונים, מיילים או כל הפרעה אחרת שמסיטה אותנו מהלו"ז המתוכנן.

רבעון 4 - ברבעון זה נכנסות כל הזוטות הלא חשובות שאנחנו נוטים לברוח אליהם. רשתות חברתיות, אתרי חדשות וספורט, סדרת טלויזיה, תכנון הטיול המשפחתי בקיץ ועוד זוללי זמן למינהם.

כלים מעשיים לניהול זמן נכון בעסק

מה שלמעשה קורה לרוב האנשים הוא שאת מרבית זמנם הם מקדישים לרבעון 1. מכבים שריפות, רודפים אחרי דד ליינים ואחרי לקוחות. התוצאה של פעולה כזו היא שכשיש להם כמה דקות פנויות הם נוטים לברוח לרבעון 4, לזוטות שאינן תורמות לעסק. המשמעות לפעולה כזו היא שאנחנו שוכחים לפעול במקום החשוב ביותר לנו כעסק - ברבעון 2 שהוא מאמור, אסטרטגיה.

בכדי להיות אפקטיביים בעסק, כדאי לנו להתמקד ברבעון 2.

רבעון זה עוסק בחזון, באסטרטגיה ובמטרות לטווח ארוך.

לשם כך, עלינו לנסות ולצמצם עד כמה שניתן פעולות ברבעון 3 ו -4.
חוסר תשומת לב מספקת לרבעון 2 מצביעה על חוסר חזון ברור. באמצעות משמעת עצמית (פרואקטיביות) בלבד, נתקשה להעניק לעצמנו סדרי עדיפויות ברורים ומדויקים. חזון עסקי ברור יחד עם תוכנית עבודה מסודרת המחוייבת למטרות תוך שיריון שבועי של כ -  20% מזמן העבודה לפעולות אסטרטגיות (שיווק, יצירת שיתופי פעולה, יצירת מוצרים חדשים, העלאת הערך המקצועי ועוד), יחזקו לנו את המשמעת העצמית ויעניקו לנו משמעות לטווח ארוך. רק ההבנה העמוקה של מה שחשוב לי לטובת הגשמת מטרותיי, יאפשר לי להקדיש זמן רב יותר לרבעון 2 ע"ח 3 ו- 4 ויעניק לי אנרגיה ומשמעות עסקית לטווח ארוך.

כבעלי עסקים, כדי שנוכל למלא את רבעון 2 בתוכן, עלינו לקבוע לעצמנו מטרות עסקיות ברורות!

מה הם המוצרים שלנו? מה הם מכילים? מי הם קהלי היעד שלנו וכיצד נוכל לענות על הצרכים שלהם בצורה הטובה ביותר? מה היא מטרת הרווח שלנו וכיצד אנחנו יכולים להשיג זאת? רק כאשר המטרו הללו יהיו ברורות לנו, נוכל לגבש אסטרטגיה עסקית ונוכל לבנות תוכנית עבודה ברורה לרבעון 2.

רבעון 2 עניינו ניהול חיים אפקטיבי המכוון מטרות. לרבעון זה, 6 אמות מידה חשובות:
1.         עקיבות (קוהרנטיות) – אחידות בין החזון למשימה, בין תפקיד למטרה בין הקדימות לתוכניות.
2.         איזון – בין הערכים, לחזון ולמטרה. מכאן נגזרת תוכנית הפעולה.
3.         תכנון שבועי – התמקדות במטרות ובנושאים החשובים לנו במבט של שבוע, חודש, רבעון או שנה ולא כל יום בפני עצמו.
4.         מימד של אנשים – תוכנית פעולה התלויה בשת"פ, אמורה לקחת בחשבון יכולות וזמינות של אנשים שונים כמו גם את יכולותיי שלי.
5.         גמישות – כלי העזר אמור לשרת אותנו ומשום כך אמור להיות ניתן לשינוי ומותאם לצרכים המשתנים.
6.         ניידות – תוכנית העבודה אמורה להיות קלה לנשיאה וזמינה.

כלים לארגון עפ"י הרבעון השני:
•           זיהוי תפקידים – לכתוב את תפקידי המפתח בחיים: משפחה, עבודה, זוגיות, חברים, קהילה וכו...
•           בחירת מטרות – כתיבת מטרות שבועיות עבור כל אחד מתפקידי המפתח בחיינו.
•           תכנון לו"ז – לפי המטרות.
•           התאמות יומיות – כל יום יש לבחון את התוכנית כדי לראות מה חסר, דחוף, ניתן לשינוי או אמור להישאר.

הצמדות לכלים הללו יסייעו לכם להבין מה חשוב יותר ומה פחות ולהצליח לנהל את היום יום והמטרות לטווח קצר, לצד מבט ועשייה לכיוון המטרות ארוכות הטווח

בהצלחה!

עמית ליאור

מאמן אישי, עסקי

ומאמן בכיר לפיתוח ביטחון עצמי

almotivator1@gmail.com

055-8807928